12.06.2019     0
 

Организация инвентаризации на складе


Порядок проведения инвентаризации на складе

Согласно требованиям законодателя, проведение ревизионных мероприятий по специально организованным местам хранения является не только внутренней необходимостью предприятий, но и требованием законодателя. Так сказано в Законе о бухгалтерском учете, статье 12. Результаты инвентаризации может запросить налоговая служба. Поводов для проведения сличения фактического наличия материальных средств с данными оборотных ведомостей более чем достаточно:

  • Перед предстоящей сдачей годовых форм отчетности;
  • В обязательном порядке перед планируемой сменой должностных лиц из числа руководства, передаче имущества и других активов в ведении другого предприятия в связи с реорганизацией и иными видами смены правового статуса предприятий;
  • При проведении организационно-штатных мероприятий, которые сопровождаются исключением из штата более чем половины сотрудников;
  • После наступления форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, техногенные факторы, которые привели к порче или полному уничтожению материальных и нематериальных активов;
  • В случае обнаружения фактов хищений ценностей предприятия, недостатка материалов на складе, недостачи в кассе.

Согласно общему правилу, все хозяйствующие субъекты обязаны организовывать проведение инвентаризации не реже, чем один раз в год. Стандартно датой фиксации соответствия данных учета и фактического присутствия ценностей по местам хранения является 1 ноября текущего года.

На практике юридические лица проводят инвентаризацию гораздо чаще. Это и дисциплинирует сотрудников и предупреждает умышленные действия. Правда, слишком частые проверки могут замедлять работу производства.

Проверка состояния склада для целей соответствия данным учета проводится в несколько этапов. Первая стадия мероприятия – создание специальных ведомостей, которые называются сличительными. Именно по ним работает созданная на предприятии комиссия и туда же заносятся результаты сверки данных. Если обнаруживаются недостатки или излишки материальных запасов, об этом делается отметка, берется объяснение с начальника склада.

На практике хозяйствующие субъекты могут халатно подходить к вопросам проведения инвентаризации, что приводит к сокрытию фактов несоответствия данных в межповерочных интервалах. Материально-ответственные лица могут не чувствовать ответственности и провоцировать еще большие потери для предприятия.

Порядок проведения, который рекомендован законодателем:

  1. Создается специальная комиссия. Обычно ее состав закрепляется в учетной политике предприятия, включая резервных должностных лиц (на случай отпуска, болезни);
  2. Оформляется план проведения мероприятий, если это внеплановая ревизия;
  3. Утверждается состав комиссии, план работы, руководитель визирует документацию;
  4. Бухгалтерия подготавливает сличительные ведомости, подписывает ответственным за ведение учета лицом;
  5. Все члены комиссии инструктируются;
  6. Результаты проверки отражаются в сличительных ведомостях;
  7. Отчеты сдаются в бухгалтерию;
  8. Руководитель получает доклад от председателя комиссии.

Проведение инвентаризации склада позволяет получить точные данные об излишках и недостаче товаров. Проведение инвентаризации товаров возможно несколькими способами: выборочная/полную (общескладская) инвентаризация, плановая/внеплановая инвентаризация продукции склада.

  • Назначение инвентаризационной комиссии.
  • Приостановка отгрузки и приемки товаров.
  • Подготовка инвентаризационных ведомостей с данным о товарах (наименование, артикул, количество, адрес хранения).
  • Сверка действительного наличия товара и наличия по ведомости.
  • При выявлении несоответствия или брака – выставление паллеты для пересчета товара.

Частичную инвентаризацию можно проводить при выявлении несоответствия учетных данных, без остановки складских процессов.

  • Подготовка ведомости с адресами товаров.
  • Проверка фактического наличия товаров по адресам.
  • Данные сверяются с учетной системой.
  • Сверка с данными учетной системы.

Учет остатков на складе желательно проводить, соблюдая сроки годности, условия хранения, качество товаров, а также проводить контрольные замеры и взвешивания.

Первый этап. Подготовительный

Стартом инвентаризации является документ (приказ, постановление) по форме ИНВ-22. В приказе оговариваются сроки проведения, список материальных активов, подлежащих проверке, и состав комиссии по инвентаризации. Примерный состав инвентаризационной комиссии:

  • председатель (начальник склада или его заместитель);
  • главный бухгалтер;
  • завскладом;
  • специалисты предприятия (техник, инженер, другие);
  • начальник охраны;
  • кладовщики;
  • внешние специалисты (представители аудиторской организации);
  • в некоторых случаях – представители правоохранительных служб.

Участие в инвентаризации независимых аудиторов и экспертов придаёт процедуре прозрачность и увеличивает ценность её результатов. В случае неявки одного из утверждённых приказом членов комиссии, она считается недействительной.

На данном этапе происходит передача комиссии материально ответственными лицами приходно-расходных документов. Передача подтверждается расписками.

Второй этап. Основной

Включает сам процесс проверки наличия ТМЦ, проводимый инвентаризационными группами. В ходе учёта также обращается внимание на качество товара, сроки годности, условия хранения.

Организация инвентаризации на складе

Всё фиксируется документально: составляются описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. В них ведут не просто список ТМЦ, но приводят сорт, вид, артикул, другие характеристики. Всё это повышает точность учёта. Описи ведут в двух экземплярах: один нужен бухгалтеру для составления сличительной ведомости, другой – материально ответственному лицу.

На данном этапе могут проводиться замеры, контрольное взвешивание, счёт. Автоматизированная система инвентаризации существенно ускоряет этот этап (из неё распечатывают перечни остатков товаров и сверяют с фактически имеющимися). Составляют акт инвентаризации склада. В документах, заполняемых во время основного этапа инвентаризации, не допускаются помарки и исправления.

Третий этап. Сверка

На руках комиссии теперь есть описи фактически имеющихся товарно-материальных ценностей и данные учёта. Их сличают на тождественность или выявление несовпадений. Окончательно оформленные на основном этапе описи передают в отдел бухгалтерии (или же генеральному директору). Именно это подразделение (или должностное лицо) проводят сверку. В разных случаях составляются такие документы:

  1. В случае выявления на складе отклонений по фактическому наличию – сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19.
  2. Если товары находятся по пути на склад – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ-6.
  3. Если товар хранится не в месте проведения инвентаризации – инвентаризационную опись товаров, принятых на хранение по форме ИНВ-5.
  4. Если товары испорчены – акт о порче, бое, ломе по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (акт о списании). Заполняются в 3-х экземплярах, утверждаются руководителем.

Четвёртый этап. Заключительный

Имея ясность по соответствиям и отклонениям, руководитель предприятия издаёт заключительный документ – приказ об утверждении результатов инвентаризации. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или привлечения их к ответственности.

Главный бухгалтер заполняет ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26 (все цифры по колонкам: недостача, излишки, списанные товары, естественная убыль, суммы, подлежащие взысканию с виновных). С заполнением ведомости и подписанием её председателем комиссии и главным бухгалтером инвентаризация склада считается документально завершённой.

Инвентаризация
продукции на складе
– проверка наличия продукции на складе
с данными бух.учета, проводимая для
целей налогообложения.

Причины
проведения:

  1. При
    составлении годовой бухгалтерской
    отчётности для целей налогообложения
    для продукции, для которой первая
    инвентаризация проводилась ранее 1
    октября текущего года

  2. При
    изменении формы собственности
    организации, реструктуризации, при её
    ликвидации проведение инвентаризации
    обязательно

  3. В
    случае форс мажора (стихийное бедствие)

  4. Хищение

Организация инвентаризации на складе

При
коллективной материальной ответственности
проведение полной или периодической
инвентаризации обязательно в случае
требования одного из сотрудников
подписавшего договор материальной
коллективной ответственности, в случае
смены руководителя или увольнения более
половины сотрудников в краткие сроки.


предст-ли бухгалтерии


административно управленческие
сотрудники


предст-ли внутреннего или внешнего
аудита компании

-специалисты

Если
пред-ие небольшое, то ф-ии инвентаризационной
комиссии может вып-ть ревизионная
комиссия, утверждённая общим собранием
учредителей и акционеров. Инвент. пров.
по приказу рук-ля или по представлению
бухгалтерии.

Проверка
проводится в конкретном месте по
конкретному материальному лицу.

На
период провед.работа скл.прекращ., не
осущ.приемка/отгр.

Версия для печати

В
исключит.случаях с разреш.рук-ля
инв.комиссии возм.отпуск/прием прод-и,
о чем дел.спец.отметка.

В
процессе инвентар. ведутся инвентаризационные
ведомости, в них заносятся рез-ты подсчета
продукции. Исправления не опускаются.

После
проведения инвент., ведомость сдается
в бухгалтерию, которая проводит сверку
результатов проверки с данными бух.учета.
.

1)факт
кол-во> бух учетного, то материальные
ценности оприходуются на день проведения
инвентаризации, проводится служебное
расследование ==> в случае выявления
ответственных лиц — администр. взыскание

2)если
недостача продукции по которой существует
норма естеств. убыли, то списывается с
данных бух. учета но не больше чем реально
не хватает

3)если
недостача сверх норматива убыли или
для товара, для которого нет нормы
естеств. убыли- то служебное расследование-
с виновных взимаются средства по решению
суда, а если виновные не установлены то
издержки списываются на себестоимость
продукции

Инвентаризация на складе предприятия: виды

Как уже говорилось, инвентаризация склада бывает полная (ещё называют сплошная или общескладская) и выборочная. Учёт и оценка товара ведутся материально ответственными лицами (кладовщиками), при этом опираются на базу данных. 

Предлагаем ознакомиться:  Читаем кредитный договор – какие условия являются незаконными

Подобная проверка, как правило, проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Однако некоторые предприятия осуществляют полную инвентаризацию каждый квартал или раз в полугодие. Исходя из названия, данная проверка охватывает всё имущество предприятия, все статьи баланса. Поговорим о полной инвентаризации складского помещения.

Вначале назначается инвентаризационная комиссия. На период проведения проверки все работы по отгрузке и приёмке товара со склада приостанавливаются. Членам комиссии вручают инвентаризационные ведомости. В этих документах содержатся таблицы со всей необходимой информацией по проверяемым ТМЦ (наименования, артикулы, количество, адреса хранения).

Для удобства инвентаризационные ведомости составляют из листов, последовательно скреплённых по месту расположения проверяемых товаров, с указанием стеллажей, рядов, ярусов, ячеек. Участники проверки распределяются по определённым зонам (например, по «улицам», стеллажам). При наличии на складе многоярусных высоких стеллажей предоставляется специальная подъёмная техника («люлька»), которая доставляет проверяющих к расположенному наверху товару.

Члены комиссии внимательно сверяют фактический товар с тем, что приводится в ведомости. При обнаружении несовпадений неверные данные исправляют. Если выявлено несоответствие номера товарной единицы или наименования товара на паллетоместе, цифры в соответствующей графе ведомости зачёркиваются и рядом (или в специальной графе) пишется «0», а паллету доставляют на отдельную площадку для пересчёта товара.

Не позднее чем в течение двух дней после окончания инвентаризации, составляют сводную опись. Этот документ обязателен к подписанию всеми членами инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда товар находится на складе на ответственном хранении, инвентаризационная опись и сличительная ведомость, составленная владельцем товара, являются документальным основанием для формирования акта о разногласиях. Если выявлена недостача и в договоре ответственного хранения нет пункта о штрафах за недостачу, склад выплачивает клиенту стоимость товара по минимальной розничной цене.

Данный вид проверки охватывает не все ТМЦ, а его отдельные части (наименования). Обычно проводится по заявке клиента в случае несоответствия учётных данных собственника информации склада. Иногда инициатором частичной проверки выступает руководитель склада. Нет необходимости полностью прекращать деятельность складского комплекса или помещения при проведении частичной инвентаризации. В ней участвуют кладовщики, на чей рабочий день выпала проверка, а также возможно присутствие самого клиента или его представителя.

Вот как схематично происходит выборочная инвентаризация:

  • подготовка таблиц с указанием адресов ТМЦ, подлежащих проверке;
  • непосредственно проверка наличия товара на местах;
  • составление инвентаризационной описи;
  • сверка полученных результатов и данных учётных систем склада и владельца;
  • оформление итоговых документов: сличительной ведомости, таблицы несоответствий.

Результаты автоматизации процесса инвентаризации склада

Технологический
процесс на складе должен обеспечивать:
сохранность, своевременную грузопереработку
продукции при min
стоимости.

-Пропорциональность
–все операции технологического процесса
и технологические участки должны
соответствовать друг другу по пропускной
способности, производительности, т.е.
должны быть пропорциональны друг другу

-Принцип
ритмичности
– все операции должны выполняться в
едином ритме, т.е одинаковые операции
должны выполняться за одинаковый отрезок
времени. Соблюдение данного принципа
является основой для управления и
планирования деятельности склада, т.е.
для определения трудовых и материальных
ресурсов для обеспечения ритмичности
работы на складе.


Принцип прямолинейности –
все маршруты движения материального
потока внутри складу должны быть max
выпрямлены как по горизонтали, так и по
вертикали и иместь Min
количество возможных пересечений.


Принцип параллельности
— все технологические операции должны
выполняться параллельно друг другу и
иметь несколько каналов грузопереработки
и движения на складе. Соблюдение данного
принципа позволяет сократить время и
исключить прерывания в технологическом
процессе грузопереработки на складе в
случае выхода из строя одного из элементов
склада.

-Принцип
поточности
– все операции на складе дожны выполняться
в поточности, т.е. каждая предыдущая
выполненная операция должна являться
подготовительной для следующей операции.


Принцип непрерывности
– отсутствие перерывов и задержек между
отдельными операциями технологического
процесса на складе.

1
зона – участок разгрузки ТС, для
осуществления разгрузки прибывшего ТС
ручным или механизированным способом.

2
зона – приемочная экспедиция. Эта зона
склада не связана с основным складом,
т.е это отдельное помещение, предназначенное
для приемки поступающего груза по
количеству в не рабочее время склада и
осуществления его временного хранения
до открытия склада.

3
зона – участок приемки. Явл зоной
основного склада, предназначенной для
осуществления приемки поступающего на
склад груза по кол-ву, качеству и
ассортименту.

4
зона – зона хранения. Явл зоной основного
склада, предназначенной для размещения
груза на хранение, его кратковременного
хр-я и выемки с места хр-я

5
зона – участок комплектования. Явл
зоной основного склада, предназначенной
для формирования заказов и грузовых
единиц по потребностям клиентов и для
проверки полноты собранных заказов.

6
зона – отправочная экспедиция. Эта зона
не связана с осн складом, предназначена
для организации доставки грузов
потребителям и осуществления его
временного хран-я до момента отгрузки
вне рабочее время основного склада.

7
зона – участок погрузки – для осуществления
ручной или механизированной погрузки
ТС.

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий закрытия склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – быстро, при помощи терминала сбора данных, экономия времени, нет ошибок, сокращение штата складского персонала, без остановки складских процессов, данные проверки не искажаются и не подделываются.

  Инвентаризация склада «вручную» Автоматизированный учет остатков на складе
Для каких складов подходит Для складов с небольшим количеством товаров. Средние и крупные склады с адресной системой хранения.
Влияние на складские процессы Высокое т.к. задействовано много сотрудников и есть необходимостью «парализовать» перемещение товаров на время проверки. Отсутствует: учет и сверка происходят без простоев.
Как влияет человеческий фактор Высокое влияние как неумышленное (усталость, невнимательность), так и умышленное (ошибки в подсчетах, «подгонка» под учётные данные). Минимальное: персонал склада не влияют на подсчет и сведение данных.
Сложности Инвентаризация может занять больше времени, чем планировалось. Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные. Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Основные этапы 1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам.

2. Документальный: все действия должны оформляться.

3. Остановка всех процессов склада.

4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей.

5. Данные проверки сверяются с данными учётной системы.

1. Создается база данных номенклатуры и её количества.

2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД.

3. Из ТСД данные автоматически загружаются в учётную систему.

4. Результаты анализируются автоматически.

  • Существенный рост скорости работы персонала.
  • Сокращение в 2 раза времени обработки заявки.
  • Быстрая аналитика по складу и возможность оперативно реагировать на проблемные ситуации.

Многие предприятия проводят инвентаризацию по схеме сцены из кинофильма «Служебный роман» — вручную. То есть группа проверяющих товарищей буквально пропускает через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Другие же руководители предпочли автоматизировать процесс инвентаризации. У каждой системы есть множество сторонников и противников. Что же предпочесть? Вначале коротко обсудим каждый из этих вариантов.

Инвентаризация склада «вручную»

Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы небольших складов. Главный аргумент – это способ, проверенный временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу.

Автоматизированная инвентаризация

Организация инвентаризации на складе

Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров специальным устройством — мобильным -считывателем. Пересчёт остатков на складе производится через терминал сбора данных (ТСД). Преимущества автоматизированной инвентаризации:

  • экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза;
  • отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»;
  • сокращение штатных единиц склада на одну треть;
  • отсутствие необходимости приостанавливать деятельность склада;
  • затраты на внедрение окупаются в первые год-два;
  • данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.

4.Виды и функции складов

Классификация

1.по
конструкции – открытые (различного
рода площадки, предназначенные для
хранения груза в основном навалом);
закрытые (4 стены и крыша, которые
обеспечивают защиту продукции от
окружающей среды и обеспечивают
микроклимат); полузакрытые (имеющие
крышу или 1 или несколько стен для
хранения продукции и защищающие от
воздействия окружающей среды)

2.
по этажности: одноэтажные, многоэтажные

3.по
типу и наличию подъездных путей (авто,
ж/д, авиационные, со всевозможными
различными подъездными путями).

Предлагаем ознакомиться:  Куда писать жалобу на сбербанк россии

4.
по форме собственности или принадлежности:
индивидуального или корпоративного
пользования; совместного пользования;
общего пользования или логистические
склады, или логистического хранения)

5.по
степени механизации и автоматизации
процессов грузопереработки:
немеханизированные; с использованием
средств малой механизации; механизированные
(с помощью устройств и механизмов);
автоматизированные (автоматизированные
системы) ; автоматические (в автоматическом
режиме)

6.
По способу осуществления погрузо-разгрузочных
работ

7.
По режимам хранения

8.
По специализации

6.по
отличительным характеристикам А, В, С,
D

А
– одноэтажные здания с высотой от уровня
пола не менее 8м, имеющие посты п/р
докового типа на уровне погрузочной
высоты большегрузных транспортных
средств, оснащённых гидравлическими,
электрическими аппарелями (служат для
выравнивания пола с уровнем кузова),
не менее одного на 1000м2
общей
площади склада.

Полы должны быть ровными
и с антипылевым покрытием. Склады должны
поддерживать в любой зоне склада особый
режим хранения температурный и
влажностный, отопления, кондиционирование,
вентиляция. Они должны иметь офисные
помещения и оснащены автономным объектом
для жизнедеятельности склада (котельная,
электростанция и т.д.). Склады должны
находится в непосредственной близости
от магистралей.

Организация инвентаризации на складе

В
– одноэтажные или многоэтажные здания,
высота от уровня пола не менее 4,5м,,
оборудованные п/р рампами (погрузочная
площадка) или постами в кол-ве не менее
1шт на 1500м2.,
отопление и поддержание температуры
более 17 градусов.

С
– любое помещение капитального либо
аграрного типа находящегося выше уровня
земли. Операции п/р выполняются с земли.

D
– склады находящиеся ниже уровня земли
(в цокольных этажах, подвалах).

7.
По выполнению технологических операций

1-класс
– склады А и В автоматизированные или
автоматические оснащённые ERP,
WMS
системами

2
– класс – А иВИ механизированные с
использованием систем учёта класса ERP

3
– класс – Маломеханизированные склады
с бумажным документооборотом и без
систем учёта

Организация инвентаризации на складе

Склад
– здание, сооружение, механизмы
предназначенное для осуществления п-р,
временного хранения, а так же для
осуществления приемки продукции, и
комплектации по заказу потребителей.

Функции

1.организация
временного хранения продукции

2.переформирование
материальных потоков, т.е изменение
качественных и количественных
характеристик, а также направлений
исходящего мат потока

3.оказание
дополнительных услуг (ТЭО, маркировка
продукции, минипроизводство (сборочное)
и др.)

10.Транспортно-технологическая схема переработки грузов на складе

1)
разработка и описание Т-Т схем
грузопереработки и хр-я продукции

2)
составление суточных графиков работы
персонала, подъемно-транспортной
техники, вспомогат продукции и склада
в целом

3)
составлен технологических карт на
выполняемые Тран-Техн процессы на
складе]

Т-Т
схема представляет собой графическое
отображение последовательности
транспортных и технологических операций.
Она строится после анализа структуры,
объёма и возможных маршрутов перемещения,
движения материальных потоков каждого
наименования продукции внутри склада.

РИСУНОК
Транспортно-технологическая
схема переработки материал потоков

(Блок)
УР – участок разгрузки ПС

(Из
него 3 стрелки)

1)ПЭ
– приемочная экспедиция

2)УП
участок приемки

3)
Зона хранения

Из
ПЭ стрелки в УП и Зону хр.

Из
УП одна стрелка в Зону хр.

Данная
схема является основой лоя расчёта
площади технологических участков,
составления технологичестких схем и
графиков работы склада, персонала и
механизмов.

Введение системы автоматизации инвентаризации и её применение

Шаг 1. Составление базы данных. В неё вносятся все объекты, являющиеся товарно-материальными ценностями и подлежащие учёту.

Шаг 2. Маркировка. Пожалуй, самый длительный этап, но проводится только один раз. Заключается в нанесении на инвентаризируемые предметы наклеек с информацией (штрих-кодов).

Шаг 3. Инвентаризационный сканер считывает информацию со штрих-кодов, обрабатывает её и сохраняет.

Шаг 4. ТСД фиксирует совпадение информации с базой данных. Если же объект инвентаризации пропущен, терминал об этом сообщает.

Шаг 5. Полученные данные загружаются в систему организации и используются для дальнейшей обработки.

Сравнение инвентаризации вручную и автоматизированной инвентаризации

Инвентаризация «вручную»

Автоматизированная инвентаризация

Для кого подойдет

Для небольших компаний с малым или средним объёмом имущества, которое можно посчитать за относительно короткий промежуток времени (например, за выходные, без остановки работы склада).

Для средних и крупных компаний, с комплексом складских помещений, с наличием мест для хранения производимых и продаваемых товаров. Для ответственных собственников, желающих проводить инвентаризацию быстро, экономично и безошибочно.

Влияние на рабочую деятельность предприятия

Высокое. Вызвано задействованием значительного числа сотрудников и необходимостью «парализовать» перемещение ТМЦ по территории склада на всё время проверки.

Отсутствует. Процесс учёта и сверки проводится в абсолютно любое время без простоя в производстве (торговле) и без отрыва работников от их непосредственной деятельности.

Влияние «человеческого фактора»

Высокое. Возможно неумышленное (из-за усталости, невнимательности) и умышленное искажение данных: ошибки при подсчёте товаров, «подгонка» под учётные данные.

Минимальное. Счёт и сведение данных проводится терминалом сбора данных. Сотрудники лишены возможности повлиять на инвентаризацию.

Возможные трудности

Возникает сложность с планированием деятельности компании, поскольку процесс проверки может затянуться и занять больше планируемого времени. При смене (увольнении) материально ответственного лица также возникают трудности.

Возможны недостачи и несоответствия данных при отсутствии должной фиксации перемещения товаров.

Этапы процесса

  1. Подготовительный: наведение порядка на складе с обеспечением свободного доступа к ТМЦ, выделением зон подсчёта по разным характеристикам товаров. 
  2. Документальный: издание приказа по проведению инвентаризации с указанием сроков, объёмов, участников; подготовка отчёта по остаткам.
  3. «Парализация» перемещения материальных активов на складе на всё время проведения инвентаризации. 
  4. Кадровый: необходимо создать инвентаризационную группу (иногда не одну), с отрывом от непосредственных рабочих обязанностей.
  5. Сверка полученных в ходе проверки результатов с данными учётной системы.
  1. Создание базы данных со списком номенклатуры и учётным количеством этой номенклатуры на складе. 
  2. Сбор, подсчёт фактического количества ТМЦ на складе с помощью ТСД. 
  3. Загрузка полученных данных из ТСД в учётную систему. 
  4. Автоматизированный анализ результатов, выявление расхождений.

6.Принятие решения о пользовании услугами наемного склада

Формы
собственности и принадлежности склада:
1) склад общего пользования 2) склады
совместного пользования (корпоративные)
3) склады индивидуального использования

1-общего
пользования (почти биссектриса)

2-совместного
— аренда (градусов 25 разница, ближе к
оси)

3-собственный
(градусов 10, выше аренды начинается,
после пересечения с арендованным линия
должна быть ниже)

1<->2
– совместного
пользования

2
— >
— собственный склада

1.
Склад общего пользования

∑З=Зхр Згр

Зхр=Тхр*Q*З
/ 365*2

Згр=
Тгр*Q*2

где
∑З — затраты на склад общего пользования,
руб/год;

Зхр
— затраты на хранение, руб/год;

Организация инвентаризации на складе

Згр
— затраты на грузопереработку, руб/год;

З
— размер запаса в днях оборота, дн.;

З
= ∑I*Q
/ ∑Q

Тхр
— тариф на хранение, руб./т;

Тгр
— тариф на грузопереработку, руб./т;

Q
— количество груза в год, т.

Организация инвентаризации на складе

2.
Арендуемый склад

∑З=Зхр Згр

Згр=
Тгр*Q*2

Зхр=Sхр*Tар

Sхр=Q*З/Д*q

З=∑Q*I
/ ∑Q

Sхр
— площадь хранения, кв. м.;

Tар
— стоимость аренды, руб./кв.м./год;

q
— нагрузка на 1 кв.м площади при хранении
на наемном складе, т/кв.м.;

3.
Собственный склад

∑З=Зхр Згр

Организация инвентаризации на складе

Зхр=
Sобщ * Т

Sобщ
=Sхр*2

Згр=
Т *Q*2

Инвентаризация склада по штрихкодам

Юрий Кузьмин, заместитель генерального директора компании «Ярославские краски», Ярославль

либо снимать палету, пересчитывать товар и ставить на место, либо в люльке поднимать на уровень яруса двоих человек, которые фиксировали на бумаге сведения о продукции. На это уходило много сил и времени, ведь требовалось учесть товары на 4800 палето-местах, а затем свести полученные данные воедино.

Мы задействовали минимум по три человека на каждую «улицу» на складе и бухгалтеров в офисе. Шесть лет назад для инвентаризации начали использовать терминалы сбора данных, и оказалось, что для годовой проверки хватает одного человека на «улицу». Терминал со считывателем заводского штрихкода соединен с программой складского учета.

Вся информация автоматически попадает в общую ведомость, сводить вручную ничего не требуется. Для выбора терминалов мы изучали опыт других предприятий в Москве и Ярославле, сами испытали в работе три-четыре варианта. Они похожи, импортного производства. И практически у всех одна проблема: с ними сложно работать при низких температурах на улице.

Результат. Сроки инвентаризаций сократились втрое. Если раньше годовая проверка занимала три дня, то теперь — один. На еженедельную инвентаризацию уходит пять-десять минут в конце рабочего дня.

По материалам журнала «Коммерческий Директор»

Общая последовательность действий при подготовке и реализации инвентаризации

Данная
операция является подготовительной и
используется для планирования необходимых
ресурсов (труд, матер.). Большинство
современных складов не использует, т.к.
нет необходимой информационной поддержки
и связей с поставщиком => пребывающая
продукция сюрприз, что приводит к
простою, проблемы с размещением груза.

3этапа

1)получение
информации о планируемой поставке
продукции. Данная информация должна
содержать — наименование продукции,
кол-во поступающего груза, в каких
грузовых единицах он поступает, на каком
ТС его доставят на склад, планируемые
дата и время поступления продукции на
склад, необходимые документы для
сопровождения груза;

Предлагаем ознакомиться:  Налог на прибыль строительных организаций

2)
планирование технических средств и
персонала для обработки поступающих
грузов на склад

3).
определение и резервирование мест
хранения под поступающую продукцию
(размеры, физические характеристики,
принцип соседствования продукции)

Автоматизированная инвентаризация продукции склада требует финансовых и кадровых инвестиций, для окупаемости расходов необходимо предусмотреть некоторые нюансы:

  1. Выбрать при помощи какого способа маркировать товар (штрихкод, RFID метка).
  2. Выбрать терминал сбора данных (ТСД).
  3. Организовать рациональную систему адресов хранения товаров на складе (динамическая, статическая).
  4. Контролировать загрузку персонала склада, вести биллинг ресурсов.
Онлайн ТСД в ABM WMS. Перемещение.
  1. Создание плана действий и закрепление сотрудников, которые будут проводить подсчет.
  2. Утверждение состава счетной комиссии и технологии проведения пересчета.
  3. Создание приказа об остановке товародвижения.
  4. Подготовка бухгалтерской документации.
  5. Формирование актуальных остатков на момент начала пересчета.
  6. Инструктаж с членами инвентаризационной группы.
  7. Подсчет фактического количества ТМЦ.
  8. Формирование сличительной ведомости.
  9. Контрольная проверка правильности внесения данных о количестве и местонахождении имущества.
  10. Передача документов в бухгалтерию.

Мы собрали команду настоящих профессионалов, которые не просто знают свою работу на отлично, однако и любят её. Мы стремимся быть лучшими в своем деле, поэтому постоянно совершенствуем методы работы и технологии проведения инвентаризации.

Благодаря автоматизации процесса проведения инвентаризации на складе можно практически полностью исключить влияние человеческого фактора на результаты, а время на пересчет свести к минимуму.

Наша компания, оказывающая услуги профессиональной независимой инвентаризации, использует в своей работе специально разработанное программное обеспечение. Как оно работает? В компьютерной системе создается виртуальный склад с местами хранения ТМЦ. Далее, при помощи терминалов сбора данных, методом считывания штрих кодов либо вводя артикулы товара с клавиатуры ТСД, проводится пересчет в каждой отдельной ячейке.

Полученные данные о фактически посчитанном количестве и о местонахождении имущества в режиме online сравниваются с учетными остатками.

Используемое оборудование и ПО делают передачу инвентаризации вашего склада на аутсорсинг в «Скан Контроль» надежной и безопасной.

Регулярная ревизия остатков — пожалуй, единственный действенный метод контроля за сохранностью имущества.

Факторы эффективной автоматизированной инвентаризации продукции склада

1. Выбор технологии маркировки продукции.

Организация инвентаризации на складе

Самые популярные способы маркировки товаров – штриховое кодирование и система-инвентаризации.

Штриховое кодирование (штрих-код) подразумевает кодирование информации о товаре в виде чёрно-белых полос. Считывающее устройство подносится к штрих-коду, наклеенному на продукцию, и так получают все сведения о ней. Многие товары имеют «родной» (заводской) штрих-код, другие придётся маркировать самостоятельно.

Технология RFID — более прогрессивный метод маркировки. Использует радиочастотную идентификацию. Наряду с радиочастотными метками могут применять и штрих-коды, но они уступают по скорости проведения проверки RFID-меткам. Преимущества данной технологии заключаются в возможности бесконтактной идентификации товара (на расстоянии нескольких метров или даже без визуального восприятия объекта), а также в одновременном считывании нескольких RFID-меток. Соответственно, уменьшается время проверки, повышается скорость и сводится к минимуму количество работников.

2. Выбор терминала сбора данных (ТСД).

Если говорить просто, то ТСД – это миникомпьютер, предназначенный для ввода и отображения информации. Это орудие труда мерчандайзеров. Они похожи на некие космические бластеры с небольшим дисплеем, клавиатурой и считывателем меток. Данные приборы оборудованы мощным процессором. Мобильные терминалы применяют как на малых предприятиях розничной торговли, так и в крупных торговых центрах, складских комплексах.

  • базовый тип. Характерным отличием является отсутствие беспроводных каналов передачи данных. Обычно считанная и введённая с клавиатуры информация содержится на видеокассете. Для её переноса на компьютер нужно разместить прибор на особой коммуникационной подставке и произвести выгрузку файла. ТСД данного типа рекомендуются использовать в обычных помещениях, они не подходят для применения в экстремальных условиях;
  • карманный персональный компьютер (КПК). При помощи подобных устройств сотрудники имеют возможность доступа и работы со всей складской информацией. Поддерживают стандарты беспроводной связи. Очень удобны для «мобильных» работников (экспедиторов, менеджеров, тому подобное);
  • полноразмерные терминалы. Отличительная особенность – наличие полного клавиатурного ряда и набора сканеров, при помощи которых можно решать различные виды задач. Подобные ТСД полезны тем, кто занят перемещением товаров, поскольку их можно использовать и на складах, и на улице, и в автомобиле.

3. Рациональная организация хранения товарно-материальных ценностей.

Это целая наука, которой необходимо овладеть тем, кто желает стать успешным в складской деятельности. Правильное зонирование склада (разделение его на области и зоны) послужит не только сокращению времени и трудозатрат на комплектацию заказов, но и удобству проведения инвентаризации склада. Наиболее распространённая система хранения ТМЦ называется адресной.

В чём заключается адресное хранение? Это автоматизированный процесс размещения ТМЦ на складе с учётом его характеристик, а также с учётом особенностей самого склада. Два подхода хранения в рамках адресной системы: динамический (когда за конкретным товаром нет закреплённой зоны склада, а вновь прибывший груз размещают на любом свободном месте) и статический (за определённым видом ТМЦ закреплены конкретные стеллажи, ячейки, доставленный товар данного вида хранят строго по его «адресу»).

Автоматизированная система инвентаризации на складе с адресным хранением позволяет производить частичную проверку (одна область, зона, стеллаж, полка, ячейка).

4. Осуществление контроля деятельности складских работников.

Как правило, во избежание недоразумений и неприятных происшествий, за каждым сотрудником склада закрепляют отдельный терминал сбора данных. Так все проводимые через ТСД операции становятся именными, и у руководителя всегда есть доступ к информации по хранению, перемещению ТМЦ. При обнаружении недостачи обнаружить виновного не составит труда.

Инвентаризация склада с помощью ABM WMS

Готовы наладить автоматизированный процесс инвентаризации на Вашем складе без остановки его работы!

7 (495) 204-15-09

7 (727) 311-03-51

Организация инвентаризации на складе

380 (44) 207-39-55

372 884-00-64

Юрий Купреев, генеральный директор компании «Сафкон Рус», Москва


У нашей компании 15 точек продаж в Москве, а также головной офис и склад площадью 250 кв. м (здесь хранится около 3 тыс. позиций товара). Поскольку в основном мы занимаемся торговлей, то вынуждены проводить инвентаризацию склада каждую неделю. Пару раз сделали это вручную, но поняли: отнимает слишком много времени, к тому же появляются ошибки, что в итоге сказывается на продажах. Параллельно возникали и другие сложности.

Было невозможно определить, кто из продавцов и на какую сумму реализовал товара. Премии рассчитывали, исходя из выручки торговой точки, что вызывало недовольство сотрудников, поскольку один мог продать больше, другой – меньше.

Когда клиенты звонили, чтобы уточнить статус заказа или задать вопросы (помимо продаж, мы занимаемся монтажом систем видеонаблюдения), они не могли получить четких ответов из-за плохой координации работы отдела продаж и монтажников.

Поиск нужного решения

оказалось, 90% из них используют специальные терминалы для инвентаризации. Мы решили пойти аналогичным путем. К сожалению, такой способ оказался дорогостоящим, да и сам процесс шел медленно, постоянно возникали сложности. И хотя все заработало, спустя шесть месяцев мы пришли к неутешительным выводам:

  • в штате нужно держать хорошего системного администратора, так как сотрудник без определенных навыков не мог даже подключить терминал к wi-fi, не говоря уже о том, чтобы провести синхронизацию по окончании работы;
  • при проведении сверок оборудование часто вылетало из Cети, порой даже исчезали документы, всю работу приходилось делать заново;
  • система не отличалась гибкостью для расширения функционала, то есть использовать терминал где-либо еще, кроме инвентаризации, было трудно;
  • сложно было настроить групповую инвентаризацию, когда несколько устройств считывают штрихкоды и выгружают их в один документ; приходилось создавать несколько документов, вручную сводить их в единый, что занимало два–три часа.

Тогда мы решили отказаться от использования терминальной системы (сами терминалы планируем продать). Опять начали изучать тему и тут натолкнулись на новое решение – мобильное приложение к используемой нами программе «1С:УНФ».

Как решили проблему инвентаризации

Как я упомянул, мы отказались от терминалов, а штрихкоды начали сканировать с помощью камер мобильных устройств. Сам процесс сканирования стал занимать чуть больше времени, но за счет полученных преимуществ данный подход оказался более удачным. Мобильное приложение мы доработали специально для считывания штрихкодов (платформа «1С:Предприятие» позволяет это сделать), воспользовавшись услугами сторонней организации.

Теперь, во-первых, не возникает проблем с подключением к wi-fi (смартфон автоматически находит Сеть, в отличие от терминала, который мог подключить только системный администратор путем сложных манипуляций), а также с выгрузкой документов. 


Об авторе: admin4ik

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector