12.06.2019     0
 

Основная часть официального документа, правила оформления 2, Документоведение


Основные правила оформления документов

Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию.

На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:

  • организационно-правовую;
  • плановую;
  • распорядительную;
  • справочную;
  • аналитическую;
  • отчетную;
  • финансовую;
  • договорную;
  • документацию по личному составу.

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:

  • формуляр документа (обязательные реквизиты);
  • бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе);
  • заголовочная часть (сведения об организации);
  • содержательная часть (основная часть, назначение и смысл);
  • оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).

Правила оформления входящих документов

К входящим относятся документы, поступающие в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они также требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции.

Основная часть официального документа, правила оформления 2, Документоведение

Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ должен быть зарегистрирован один раз, непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию (на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании), проставляет на нем отметку о поступлении.

Как правильно согласовывать документы?

Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации (рекламу, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы). Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами.

Предлагаем ознакомиться:  Проверки ИП в 2019 году: основания, виды, сроки проверок

Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание.

Входящая корреспонденция с резолюцией уполномоченного лица передается исполнителю, а затем направляется в архив организации.

Выдержка из текста

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией «регулярного менеджмента», основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер. Цель данной работы исследовать описание международных правил оформления служебных документов.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) — документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. В современном обществе документы выполняют очень важные функции, такие как информационная, социальная, коммуникативная, правовая, управленческая, функция учета, функция исторического источника. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

30 вместо 29.

В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет).

Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Весь трудовой цикл сотрудника в организации от приема на работу до увольнения подлежит обязательной фиксации в кадровых документах формируемых в рамках кадрового делопроизводства. Документационное обеспечение управление персоналом — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами организации.

Характеристика — это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенность на регистрацию дду

Каждый человек сталкивается с большим количесвом распорядительных документов, поэтому нуждается в знании их правильного оформления и использования. Вторая задача автора — охарактеризовать правило оформления документов: какие форматы используются и как правильно составляется текст документа.

После института, при устройстве на работу — составление и рассылка резюме, заполнение анкеты в отделе кадров; составление документов, деловых писем — во время работы. Умение успешно вести деловые беседы, переговоры, грамотно составлять тексты документов и деловых писем, вести документацию — важнейшие составляющие профессиональной культуры современного человека.- описать правила оформления деловых документов и бумаг.

Правила оформления исходящих документов

К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, облегчающих ее учет. В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения.

Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении (номер согласно штатному расписанию), индекс по номенклатуре дел и типовой код.

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы

Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы и т. д.

Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Существуют общие правила оформления исходящей документации, принятые в большинстве компаний:

  • корреспонденция обрабатывается и отсылается в день подписания;
  • исходящие документы оформляют в двух экземплярах;
  • если документ должен быть возвращен отправителю, на нем необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату».
Предлагаем ознакомиться:  Документы для регистрации права собственности на квартиру

Правила оформления документов регламентируются действующими нормами законодательства. В настоящее время все требования, относящиеся к делопроизводственному обеспечению, содержатся в различных законодательных и нормативных актах, что вызывает определенные сложности при оформлении официальной документации.

Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства. Правила оформления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.

Список использованной литературы

1.Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». — М.: Ось-89, 2007. — 12 с.

2.ГОСТ 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1998.- 10 с.

3.ГОСТ 6.30−2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. Госстандарт России. 2003.- 16 с.

4.Агеев В. Семиотика / В. Агеев. — М, 2001. — С. 100.

5.Быкова Т.А. Делопроизводство / Т.А. Быкова [и др.]

Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2006. — 544 с.

6.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности / Н.П. Крюкова. — М.: ИНФРА-М, 2008. — 268 с.

7.Кузнецов И.Н. Секретарское дело /И.Н. Кузнецов.- М.: АСТ; Мн.: Харвест, 2005. — 480 с.

8.Ларьков Н.С. Документоведение / Н.С. Ларьков. — М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. — 427 с.

9.Паневчик В. Унификация и стандартизация ОРД / В. Паневчик. // Секретарское дело. — 2007. — № 12. -С. 4.

10.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. — М, 1998. — 342 с.

11.Русакова С.В. Бланки документов XIX—XXI вв.еков (сходства и различия) / С.В. Русакова // Секретарское дело. — 2005. — № 6. — С. 31−34.

13.Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ — путь к повышению эффективности управления / Л.Р. Фионова // Делопроизводство. — 2006. — № 1. — С. 16 — 20.

список литературы

Внимание! Для получения значительной скидки, заполните поля и следуйте дальнейшим подсказкам.


Об авторе: admin4ik

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector