17.06.2019     0
 

Просьба выполнить работы до заключения договора


Правила составления письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу.

Воля стороны

При осуществлении договорной переписки необходимо, чтобы так называемая «воля стороны» в письмах вашего контрагента была изложена четко и ясно, без двусмысленных формулировок и излишне запутанных фраз. На практике автор часто встречается с документами, написанными по принципу «включить дурочку». Чаще всего так пишутся ответы на запросы и претензии, когда фактически вина есть, но признавать ее не хочется. А ответить надо.

И тогда рождаются шедевры эпистолярного жанра с тонким намеком на отсутствие намерения поставлять товар или, наоборот, с четкой уверенностью в присутствии обстоятельств, делающих поставку товара возможной… При том, если, конечно, сопутствующие обстоятельства сложатся таким образом, что, например, третья фаза Луны  совпадет с четвертым триместром беременности младшей сестры любимой тещи третьей жены дяди султана Брунея… Причем пренепременно в знаке Козерога!

Текст и обстоятельства могут быть любыми. Общее в таких письмах – обилие общих или непонятных терминов, косвенных речевых оборотов и отсутствие прямого отказа выполнить обязательство. Отсутствие какой-либо конкретики вообще! Причем в хитроумные построения может быть ненавязчиво вплетена просьба об отсрочке исполнения обязательства без начисления штрафных санкций. Ваше молчание может быть расценено как согласие.

Если вы получили подобное письмо, следует добиться от контрагента указания четкого срока исполнения обязательств и оговорить при этом, что в случае неисполнения к новому сроку штрафные санкции будут начислены с момента первоначальной просрочки. Невзирая на султана Брунея. Можно, конечно, сразу обратиться в суд, но не факт, что это будет быстрее.

Просьба выполнить работы до заключения договора

Поэтому на такое письмо обязательно нужно ответить и добиться конкретизации дальнейших действий. При этом ваше письмо должно быть отправлено с уведомлением или вручено под роспись. Обычно демонстрация серьезности намерений заставляет контрагента поторопиться с выполнением условий или предложить в качестве компенсации какие-нибудь льготные условия.

Отказ партнера от своих претензий

Если вы согласовали с контрагентом условие о том, что он отказывается от претензий по несвоевременному (или неполному) исполнению вами условий сделки, а вы взамен предоставляете ему товар, работы или услуги на льготных условиях по другому самостоятельному договору, не забудьте оформить отказ вашего партнера от претензий письменно!

В противном случае может быть следующая ситуация.

Пример 1

Вы как поставщик допустили просрочку поставки оборудования. В договоре – очень жесткие штрафные санкции. Партнер направляет вам грозную претензию об уплате большой суммы пени. Вы все-таки поставляете товар (срок в накладной явно свидетельствует о просрочке). После этого вы договариваетесь, допустим, на переговорах или по телефону о том, что в виде компенсации вы заключаете с обиженным контрагентом отдельный договор на дополнительное сервисное обслуживание оборудования по льготной цене. И заключаете этот договор. Все вроде бы урегулировалось.

Но тут он «передумывает» и выставляет требование об оплате штрафных санкций по первому договору в полном объеме. Ведь устные переговоры в этом случае доказательством отказа от претензий являться не могут (как и письма по электронной почте), а договор на сервисное обслуживание никак формально не связан с первым. Получается, что контрагент имеет полное право взыскать с вас еще и штраф, причем в течение трех лет с момента, когда он узнал о просрочке (т.е. с момента получения товара по накладной).

Для того чтобы этого избежать, необходимо перед заключением «льготного» договора (или одновременно) заключить дополнительное соглашение к первому договору о том, что стороны согласовали новые условия (например, срок исполнения обязательства не 10 дней, а три месяца, либо ассортимент другой или требования к качеству ниже и т.п.). После подписания такого соглашения контрагент уже не сможет предъявить претензию по нарушению первоначальных условий.

Важно, что дата соглашения должна быть не позднее срока исполнения соответствующего обязательства. Скажем, если срок поставки по договору истек 31 января, а поставка произойдет 1 марта, подписывать соглашение о переносе срока поставки на 1 марта необходимо не в марте, а в январе. См. Пример 2.

Кроме того, можно составить акт об исполнении обязательств по первому договору, в котором указать, что условия договора (перечислить условия) ­выполнены сторонами в полном объеме, стороны друг к другу претензий не имеют.

Пример 2

Если ваш контрагент не исполняет условия договора или исполняет их не так, как указано в договоре (или даже если вы уверены, что он не сможет исполнить условия), направьте претензию с уведомлением о вручении или вручите под роспись представителю.

В письме вы должны:

  • указать, какие именно условия договора и приложений (со ссылками на конкретные пункты) не выполняет контрагент;
  • со ссылкой на соответствующие статьи договора и Гражданского кодекса предупредить о своих дальнейших действиях.

Пример 3

В соответствии с п. 3.1 Договора ООО «Рога и копыта» должно было в срок до 01 мая 2007 г. сдать первый этап работ в соответствии с Приложением № 1 по Договору №78-у от 14 марта 2007 г.

По состоянию на 01 июня 2007 г. работы не выполнены и не сданы по акту приема-передачи. В связи с этим обстоятельством и в соответствии со ст. 328 Гражданского кодекса РФ наше обязательство по оплате выполненных работ и пред­оплате следующего этапа работ в соответствии с п. 2.1 Договора и Приложением № 2  от 14 марта 2007 г. к Договору приостанавливается до подписания акта сдачи-приемки работ по первому этапу.

В случае если до 01 июля 2007 г. работы выполнены не будут, мы будем вынуждены в соответствии с п. 4.1 расторгнуть Договор № 78-у от 14 марта 2007 г. и взыскать с вас штрафные санкции, предусмотренные п. 4.2 Договора, а также все причиненные неисполнением работ убытки (включая упущенную выгоду).

После направления такого письма вы, например, можете приостановить исполнение своих обязательств по договору, за исключением тех редких случаев, когда в договоре прямо предусмотрено, например, что неоплата аванса приостанавливает сроки поставки. Но договоры с такими «драконовскими» условиями предприниматели обычно подписывают либо по недосмотру, либо из доверчивости.

Фрагмент документа

Пункты 1 и 2 статьи 328 «Встречное исполнение обязательств»

Гражданского кодекса РФ

1. Встречным признается исполнение обязательства одной из сторон, которое в соответствии с договором обусловлено исполнением своих обязательств другой стороной.

2. В случае непредоставления обязанной стороной обусловленного договором исполнения обязательства либо наличия обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что такое исполнение не будет произведено в установленный срок, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства либо отказаться от исполнения этого обязательства и потребовать возмещения убытков.

Если обусловленное договором исполнение обязательства произведено не в полном объеме, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства или отказаться от исполнения в части, соответствующей непредоставленному исполнению.

Предлагаем ознакомиться:  Пробить есть ли судимость

Если же вы уже исполнили свои обязательства и не можете дождаться встречного исполнения – не теряйте время на телефонные звонки с прось­бами, угрозами, долгими объяснениями испуганных менеджеров и т.п. Наличие письменной претензии (с подробным расчетом сумм штрафных санк­ций) с уведомлением о вручении или переданное под роспись курьером убедит контрагента в серьезности ваших намерений.

На практике автор не раз сталкивался с такой ситуацией: когда идет массовая задержка поставок (например, в связи с проблемами на таможне), в первую очередь выполняются заявки клиентов, которые направили письменные претензии с обещанием обратиться в суд. Остальным щедро раздаются обещания по телефону ­и электронной почте, которых, как ­известно, к делу не пришьешь…

Кстати, о телефонах, факсах и электронной почте.

Как отправить письмо

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Телефоны, факсы и электронная почта

Если вы согласовываете условия сделки посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, следует позаботиться о соблюдении требований, предъявляемых к документам, ­направленным и полученным таким образом.

1. Способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При этом сообщение должно исходить именно от уполномоченного лица.

Если вы вели телефонные переговоры или электронную переписку с сотрудником, не уполномоченным на совершение сделок, она не будет иметь силу юридического документа, выражающего волю стороны на совершение определенных действий. Кстати, именно это обстоятельство считается наи­более трудным для доказывания.

Как вы докажете, что электронное письмо отправил именно генеральный директор, даже если оно отправлено с личного адреса? Теоретически компьютером может воспользоваться кто угодно. И как вы вообще докажете, что он отправил именно это письмо? Впрочем, если письмо со всеми необходимыми реквизитами пришло к вам по факсу, «нарисовать» такое письмо теоретически тоже может кто угодно.

В большинстве случаев арбитражные суды не признают в качестве доказательств заключения договора документы, направленные путем обмена по факсу или с использованием иных средств связи, если стороны ­не предусмотрели возможность использования соответствующего вида связи.  Использование электронной цифровой подписи при оформлении документов тоже должно быть оговорено в договоре. В противном случае есть угроза того, что суд не примет такой документ в качестве доказательства.

Пример 4

10.1. Договор вступает в силу с момента подписания Сторонами ­настоящего Договора и обмена подписанными экземплярами по факсу.

Со стороны ОАО «Турбина» номер факса для обмена корреспонденцией и договорами: 7 (495) 111-11-33, со стороны ООО «Купол»: 7 (35136) 11-17-7.

2. Документ, полученный посредством факсимильной связи, читаем и обладает всеми необходимыми реквизитами.

В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса при толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений.

Судебно-арбитражная практика

Поставщик обратился в суд с иском о взыскании задолженности, образовавшейся в результате предварительной оплаты товара и недопоставки продукции на перечисленную сумму, а также процентов, начисленных в соответствии со статьей 395 ГК РФ за пользование денежными средствами вследствие их неправомерного удержания и уклонения от их возврата.

В обоснование своих требований истец предоставил якобы заключенный между сторонами посредством факсимильной связи договор поставки товара и официальную предварительную переписку сторон по поводу его существенных условий. Но ответчик категорически отрицал факты наличия между сторонами договора поставки товара и пользование денежными средствами истца.

Представленный истцом в обоснование своих требований договор, переданный им ответчику по факсу, судом не принят в качестве доказательства по делу. Причины следующие: документ не содержит дату и номер, наименование поставщика в нем ясно не просматривается ни в преамбуле, ни в реквизитах договора, нет четкого указания на предмет сделки. Денежные средства в счет предоплаты за товар получены не ответчиком по делу, а другим лицом.

Кроме того, факсимильный экземпляр договора, по мнению суда, не может быть прочитан буквально, поскольку в нем искажены или не видны отдельные слова и целые фразы. Приложение № 1 к Договору о потребности в товаре на 2004 год подписано не ответчиком по делу, а другим юридическим лицом. Этим же лицом выслано истцу письмо № 7 от 05.02.2004 г. о ценах на товар, выставлен счет № 5 на проведение предварительной оплаты товара, оно же значится грузоотправителем продукции по железнодорожным накладным в адрес истца. Другие документы, представленные по делу истцом, также свидетельствуют о взаимоотношениях по исполнению договора между истцом и вышеуказанной фирмой, а не с ответчиком.

В результате суд сделал вывод о невозможности взыскания задолженности по договору с ответчика, так как последний является ненад­лежащим ответчиком по делу (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 14.03.2006 г. № А28-5587/2005-102/3).

3. Сторонами при обмене документами согласованы все условия, ­необходимые для такого рода сделок.

Часть 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса допускает представление в суд в качестве письменного доказательства документов, полученных посредством факсимильной, электронной или иной связи. В том случае, если смысл договора в целом определить невозможно, суд выясняет дейст­вительную общую волю сторон с привлечением к исследованию не только самого договора, но и других сопутствующих документов и обстоятельств. К ним относятся (ч. 2 ст. 431 ГК РФ):

  • предшествующие договору переписка и переговоры;
  • практика, установившаяся во взаимоотношениях сторон;
  • последующее поведение сторон.

Воля сторон должна определяться на момент заключения договора, а не на момент его толкования. Именно для этого анализируются все соответствующие обстоятельства, в т.ч. и последующее поведение сторон. Причем решающее значение имеет именно факт совершения стороной действий, свидетельствующих о ее согласии с предложенными условиями (так называемые конклюдентные действия).

Предлагаем ознакомиться:  Как и когда выплачивают декретные на работе: до родов или после в 2019 году

В качестве конклюдентных действий суд может признать любые подтвержденные соответствующими документами действия стороны, из которых можно сделать вывод о том, что она согласилась с предложенными условиями. Здесь оценивается переписка сторон, акты сдачи-приемки, уведомления, товарные и товарно-транспортные накладные, счета, счета-фактуры, иные документы, свидетельствующие о совершении действий, направленных на исполнение сделки.

Истец (подрядчик) обратился в суд в связи с неоплатой ответчиком (заказчиком) произведенного по заявке ремонта техники. Ответчик ссылался, во-первых, на отсутствие договора и, во-вторых, на подписание документов о передаче техники в ремонт неуполномоченным лицом.

Согласно представленным доказательствам стороны действительно не оформили договор подряда путем составления одного документа. Но при этом приемосдаточные акты, подписанные от ответчика главным инженером-механиком К., свидетельствуют о передаче техники в ремонт. В дефектных ведомостях и калькуляциях определена стоимость подлежащих выполнению работ. Истец известил ответчика о сроках окончания ремонта техники и направил акт приемки работ. В этой связи судебные инстанции обоснованно посчитали, что стороны достигли согласия по всем существенным условиям договора подряда, поэтому он является заключенным.

При этом документов, свидетельствующих о проведении с истцом расчетов за переданные в ремонт трактора, ответчик не представил. Довод ответчика о совершении передачи имущества в ремонт неуполномоченным лицом суд отклонил. Объяснение здесь следующее. Из п. 1 ст. 183 Гражданского кодекса применительно к данной ситуации следует, что при отсутст­вии полномочий у сотрудника действовать от имени своей организации или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах организации, если она впоследствии прямо одобрит данную сделку. А суд как раз и посчитал, что направление заказчиком подрядчику письма за подписью ­руководителя с требованием о возврате техники является таким одобрением.

В результате суд взыскал с ответчика стоимость ремонта, указанную в документах (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.04.2005 г. № А38-4909-18/304-2004).

Как толковать условия сделки?

Для толкования условий сделки (выявления истинной воли сторон) кроме подписанного договора анализируются и иные документы, в т.ч. переписка сторон. В соответствии со статьей 431 Гражданского кодекса РФ привлекаемые доказательства обычно используются для определения ­следующих обстоятельств:

  • был ли между сторонами заключен договор;
  • в чем заключается цель договора;
  • каково содержание конкретных условий договора и в каком ­соотношении они находятся;
  • как следует понимать употребленные в тексте договора слова, ­выражения, термины и понятия;
  • каков вид заключенного договора в соответствии с положениями части второй Гражданского кодекса;
  • вносились ли в договор изменения и каково соотношение ­перво­начального и измененного текстов;
  • имело ли место прекращение договора;
  • охватывается ли текстом договора конкретное обстоятельство, ­возникшее в ходе его исполнения;
  • каково соотношение между текстом договора и последующей ­перепиской сторон;
  • совпадает ли волеизъявление сторон с их действительной общей волей;
  • не являлось ли заключение договора результатом неправильно ­сложившейся воли его участника (участников);
  • не является ли договор мнимой или притворной сделкой.

Конечно же, на этапе переговоров и в переписке, предшествующей заключению сделки, могут фигурировать условия, которые не вошли или были изменены при подписании договора. Поэтому предшествующие обстоятельства и переписка используются при толковании договора лишь в той мере, в какой они не противоречат условиям договора и документам, составляющим его неотъемлемую часть (протоколам согласования ­разногласий, дополнительным соглашениям, приложениям и т.п).

Практика, установившаяся во взаимоотношениях сторон, не может доказываться путем ссылки на то, что в предшествующих договорах содержалось соответствующее условие, из чего якобы следует, что оно действует применительно и к данному договору. Наоборот, отсутствие в договоре условия, которое обычно включалось в предшествующие договоры этих же сторон, свидетельствует, скорее, о проявлении их воли отказаться от него в данном договоре.

Как показывает практика, если ответчик предоставил в суд документы, по статусу и датам примерно равнозначные документам истца с указанием совершенно других условий и установить окончательную волю сторон однозначно не представляется возможным, то суд отказывает в иске. Таким образом, риск неисполнения обязательств по сделке при некорректно оформленных документах несет сторона, которая свое обязательство уже исполнила.

Если стороны по взаимной договоренности отступили от ранее согласованных условий договора без составления и подписания соответствующего документа, риск неисполнения (ненадлежащего исполнения) также лежит на стороне, исполнение обязательств которой произошло ранее. И даже если директор фирмы, которой вы поставили продукцию по более низкой цене или без оговоренной предоплаты «на честном купеческом слове», – лучший друг и бывший одноклассник вашего директора, никто ­не застрахует вас от того, что этот «однокласник» не будет сменен учредителями, или его фирма не будет объявлена банкротом, или что «лучшие друзья» не поссорятся из-за пустяка.

30.01.2001 между ОАО «Э» (заказчик) и ООО «Н» (поставщик) заключен договор поставки продукции № 5261/01. Количество и наименование продукции определено сторонами в спецификации № 1, являющейся неотъемлемой частью договора. Срок поставки продукции определен сторонами с I по IV квартал 2001 года.

Сумма договора определена сторонами (без учета стоимости тары, транспортных расходов) в размере 6 817 500 рублей, в ценах, указанных ­в спецификации № 1.

Стороны предусмотрели возможность изменения цены на продукцию при обязательном согласовании с заказчиком. Согласно пункту 4.2. договора расчет производится в течение 10 банковских дней после получения продукции заказчиком. Согласно пункту 6.4 договора за просрочку оплаты продукции пред­усмотрено начисление штрафа в размере 0,1% от суммы продукции, ­подлежащей оплате, за каждый день просрочки.

Кроме того, в соответствии с пунктом 8.2 договора все изменения и дополнения к договору действительны только в том случае, если они оформлены в письменном виде и подписаны обеими сторонами.

Во исполнение указанного договора ООО «Н» в октябре–декабре 2001 года произвело поставку ответчику продукции на общую сумму 3 121 960,80 рублей. Оплата продукции произведена частично.

ООО «Н» обратилось в суд с иском к ОАО «Э» о взыскании суммы задолженности за поставленную в IV квартале 2001 года продукцию и взыскании неустойки в связи с просрочкой оплаты продукции. В обоснование своих требований истец представил договор и документы о поставке и оплате товара (накладные, акты приемки, доверенности, платежные поручения и т.д.).

В обоснование факта изменения цены продукции ответчиком (ОАО «Э») представлены: письма (в количестве 23 штук!), почтовые квитанции и реестры отправки заказных писем.

Однако суд пришел к выводу о том, что надлежащих доказательств, свидетельствующих о согласовании цен, не представлено. Арбитры приняли во внимание содержание указанной переписки, в том числе полномочия лиц, разрешавших вопросы изменения цены, ассортимента продукции, а также выводы эксперта о принадлежности подписи в вышеуказанных документах иным лицам, а не директору. Суд пришел к следующему выводу: представленные документы не позволяют сделать вывод о согласовании сторонами условий о новой цене, об изменении ассортимента (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 20.02.2006 г. № А33-19704/02-С1-Ф02-168/06-С2).

Приведенный пример достаточно хорошо иллюстрирует позицию суда при рассмотрении споров, связанных с изменением условий договора без письменного закрепления воли сторон путем подписания соответствующих изменений, как это предусмотрено в договоре. При этом здесь все-таки были «живые» письма. А зачастую стороны меняют условия сделки по телефону.

Иногда уже в самом договоре стороны предусматривают устный порядок согласования условий исполнения обязательств (например, сроков поставки, количества, ассортимента и цены товара). Чаще всего стороны указывают, что эти вопросы согласовываются по телефону. Недостаток такого способа согласования состоит в том, что если вы получите от поставщика что-то, даже отдаленно не напоминающее то, что вы заказали по телефону, вы никогда никому не докажете, что заказали не это.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение руководителя по сокращению штатов

И опять получается, что финансовые риски несет та сторона, которая раньше исполнила свои обязательства. Например, вы оплатили один товар, а получили другой, который вам совершенно не нужен. В этом случае вы можете не принимать товар или принять его на ответственное хранение и немедленно сообщить о своем отказе продавцу.

Но, во-первых, ­во многих организациях заказывает товар один специалист, а принимает другой. И не факт, что тот, кто принимает, знает о том, что привезенный товар никто от имени вашей организации не заказывал. А после подписания накладной будет труднее вернуть товар, так как подпись означает согласие на принятие именно этого товара.

Тем более, если поставщик деньги уже получил. Во-вторых, если поставщик откажется менять товар или возвращать деньги добровольно, вам придется обращаться в суд. А суд, скорее всего, расценит факт заключения договора на таких «странных» условиях как вашу же оплошность. Свидетельские показания обычно не принимаются в качестве доказательства поставки по договору.

Если договоренности, важные для вас, были достигнуты в процессе уст­ных переговоров, нужно зафиксировать результат переговоров в письменной форме. Как это сделать? Здесь возможны варианты:

  • оформление дополнительного соглашения к договору, подписанного обеими сторонами (см. Пример 2);
  • подписание протокола согласования разногласий, который обычно подписывается одновременно с договором (см. Пример 5);
  • передача одной стороной другой стороне составленного и подписанного ею протокола, не вызвавшего своевременно заявленных возражений другой стороны (особенно если такой механизм ­оговорен в тексте подписанного договора);
  • в крайнем случае можно перечислить достигнутые договоренности в письме (см. Пример 6).

Обращаем ваше внимание на то, что если речь идет не о двустороннем подписании документа, а о письме или одностороннем протоколе, то такие документы важно отправлять по почте с описью вложения и уведомлением о вручении. А еще лучше доставить их курьером и получить подпись о вручении.

Дата дополнительного соглашения к договору может быть значительно позже даты заключения договора. Например, договор может быть заключен в декабре на весь следующий год, по нему в течение первого полугодия стороны выполняли свои обязательства, а потом во втором полугодии решили продолжить сотрудничество, изменив одно из условий сделки.

Иногда вместе с заключаемым договором подписывается протокол ­согласования разногласий.

«Почему бы сразу не изменить условия подписываемого договора?» – спросите вы. Но дело в том, что в крупных компаниях заранее разрабатываются типовые договоры для часто заключаемых сделок. И чтобы сразу было видно, в каком договоре из десятков или сотен оформляемых каждый месяц, появились нестандартные условия, их фиксируют отдельным документом –
протоколом согласования разногласий, которому иногда предшествует ­протокол разногласий.

Пример 5

Некоторые путают эти два документа. Поэтому отдельно поясним, чем же они отличаются.

В протоколе разногласий указываются:

  • первоначальная редакция пунктов предложенного к подписанию договора, с которыми не согласна другая сторона, и
  • новая редакция, которая этой стороной предлагается.

Уполномоченные лица

Все документы, подтверждающие исполнение обязательств, а также изменяющие и дополняющие условия договора,должны быть подписаны ­уполномоченными сторонами.

Как уже отмечалось, если любой документ (письмо, протокол, накладную, акт, сверку взаиморасчетов и т.п.) подписал сотрудник контрагента, не имеющий соответствующих полномочий, такой документ будет иметь силу только после совершения контрагентом действий, свидетельствующих об одобрении такого решения (например, оплата товара, полученного неуполномоченным лицом с указанием номера, даты и суммы накладной). Если таких действий не последует, документ будет недействительным, как подписанный неуполномоченным лицом.

Следует также проверять доверенности, выданные сотрудникам.

Пример 7

Автору встречалась ситуация, когда договор подписал сотрудник по дейст­вующей доверенности, но на момент оформления акта приемки работ срок ее действия уже истек. Это вовремя никто не заметил. Позже пришлось ­переоформлять акт со ссылкой на новую доверенность.

Сторонами подписан договор поставки, в котором согласовано, что право собственности на товар переходит к покупателю с момента поступления денежных средств на расчетный счет поставщика; в случае неоплаты товара в предусмотренный договором срок поставщик может расторгнуть договор в одностороннем порядке.

23.11.2004 г. подписано дополнительное соглашение к договору поставки, в котором стороны определили последствия расторжения договора и указали: если на момент расторжения договора имеется поставленный и неоплаченный товар, поставщик вправе требовать возврата товара до оплаты его покупателем; после расторжения договора поставщик не вправе требовать оплаты товара покупателем. Этот документ был подписан представителем поставщика, действующим на основании доверенности от 26.04.2004 г., и представителем покупателя, действующим на основании доверенности от 16.01.2004 г. № 1.

16.12.2004 г. те же должностные лица на основании тех же доверенностей подписали соглашение о прекращении действия договора поставки.

При рассмотрении спора в суде поставщик отрицал факт выдачи своему сотруднику доверенности от 26.04.2004 г. Ни ее оригинала, ни надлежаще заверенной копии суду представлено не было.

Суд пришел к выводу о том, что у сторон не возникло изменения прав и обязанностей по дополнительным соглашениям от 23.11.2004 г. и 16.12.2004 г. к договору поставки, поскольку эти документы подписаны от имени поставщика неуполномоченным лицом и доказательств их последующего одобрения компанией-поставщиком не представлено (постановление Президиума ­Высшего Арбитражного Суда РФ от 16.05.2006 г. № 15550/05).

Изменения должны быть отражены во всех документах

При внесении изменений в ранее достигнутые договоренности следите за тем, чтобы соответствующие изменения были отражены во всех документах, оформляемых сторонами при исполнении условий сделки (в том числе в переписке сторон).

Не допускайте, чтобы в документах, оформляемых позже даты достижения новых договоренностей, были частично отражены старые условия (цены, сроки, порядок исполнения обязательств и т.п.). Обычно такая ошибка допускается, когда условия сделки меняются после оформления всех документов и какие-то из них забывают переоформить с новыми «цифрами».

Это может не только запутать финансово-хозяйственные взаимоотношения сторон, но и привлечь внимание налоговой инспекции. И если дело дойдет до суда, все документы будут оцениваться в совокупности. Так, если из переписки и иных документов явно следует, что сторонами фактически была исполнена одна сделка, а договором оформлена совсем другая, то суд может признать официальную сделку недействительной (мнимой, ­притворной), заключенной с целью прикрытия фактической сделки.

Пример 8

Стороны заключили договор поставки. Определили цену и порядок по­ставки / оплаты. Потом при исполнении договора изменились обстоятельства и стороны сущест­венно снизили цену товара. Договоренность подтверждена письмами. Но по договору, накладным, счетам-фактурам цена осталась ­прежней, она и прошла по бухгалтерскому и налоговому учету.

Если при документальной проверке налоговый инспектор найдет такую ­переписку, он попытается на ее основании доказать, что товар был ­поставлен на меньшую сумму. И тогда эта компания будет наказана тем, что потратит дополнительные время, нервы и деньги на исправление ошибок.

Во избежание как споров между сторонами, так и трудно прогнозируемых конфликтов с налоговыми органами, необходимо все сделки оформлять с соблюдением установленных требований и четко излагать существенные условия. Во избежание путаницы и неприятностей все «промежуточные», «дополнительные» документы, разного рода «подстольные» соглашения, условия которых не соответствуют тексту договора, на основании которого проведен бухгалтерский и налоговый учет, лучше сразу изымать или хранить отдельно.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.


Об авторе: admin4ik

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector